KURUMSAL E-MAIL NASIL YAZILIR?

İş hayatının önemli bir kısmını kaplayan ve vazgeçilmez iletişim araçlarından birisi olan E-Mail kullanımı hakkında ne kadar bilgiye sahibiz? Her gün yüzlerce kez kullanılan mail trafiğinin olması gereken düzende kalması adına da emek harcıyor muyuz?

İşe nereden başlamak gerektiğine beraber bakalım…

Kurumsal bir yerde çalışmanın en önemli kriterlerinden birisi de düzgün ve açık bir iletişim yolunu seçmektir. İletişim, iş akışındaki tüm trafiğin yönetimi demektir. Bu anlamda da bize düşen kısım; anlaşılır ve nazik bir dil kullanımını kurumsal bir çatıda birleştirmek olacaktır.

Kurumsal e-mail birçok yönden şahsi e-mail ’den farklıdır.  Kurumsal e-mail profesyonel bir üslupla ve belirli bir formatta yazılır. Uzman ve kurumsal bir görünüm için e-mail yazmak oldukça önemlidir.

1. Konu Satırı: 

Kurumsal e-posta formatı konu satırıyla başlar. E-mail’in ne hakkında olduğunu kısaca özetlemek için kullanılır. Konu içeriği ile bağlantılı aynı zamanda kısa ve açık olmalıdır.

• İnsanların neredeyse %70’i e-mailleri kullanılan konu satırına göre spam olarak algılanıyor.
• Konu satırının 50 karakterden kısa olması gerekir.

2. Hitap, Selamlama

• Merhaba [Ad]:Genelde en sık kullanılan selamlama şeklidir. Profesyonel görünür.
• Herkese merhaba: Toplu e-maillerde kullanılan, kişiselleştirme yöntemidir. Sıcak ve birleştirici unsuru vardır.
• Merhaba:Gönderen alıcının adını bilinmiyorsa tercih edilmektedir.
• Sayın [İsim]:Resmi görünmek için kullanılan selamlama şeklidir.

3. Metin / İçerik Düzeni

• Kısa tutun

Kurumsal alanlarda e-mail trafiği oldukça yoğundur. Bu anlamda da gözden kaçmaması adına bazı önlemler almak gerekir. Kısa olan içerikler daha kolay taranır.

• E-mail yazarken net olun

Açık, anlaşılır ve net olmak karşı tarafın algısına daha çok hizmet edecektir. İstediğimiz konu anlaşılır olursa e-mail o denli faydalı olur.

• Fazla bilgiden kaçının

Konu hakkında uzun bir e-mail yazmak sağlıklı olmaz. Eğer eklemek istediğiniz durumlar varsa ek dosya ile açıklayıcı bir formatta ilettiğinizi de belirtin.

• Profesyonel davranın

Ünlem işaretlerine ve sert üsluba e-maillerde yer vermeyin. Yazınızı oldukça kibar ve naif şekilde düzenleyin. İletişimin en zor yanı karşıdakinin sizi görmeden, algılamadan okumasıdır. Kendinizi düzgün anlatmaya ve nazik olmaya zorlayın. Hatta bunu alışkanlık haline dönüştürün.

• Statüye göre bir kapanış yapın

Metni tamamlarken de selamlamadaki gibi aynı özenle kapatmak gerekir. Kullanılacak olan bazı kapanış kalıpları şöyledir;

• Saygılarımla,
• Sevgilerimle,
• En iyi dileklerimle,
• Şimdiden teşekkür ederim,
• Teşekkürler,
• İyi çalışmalar

• E-Mail İmza

Kurumsal bir duruşun vazgeçilmez kriteri oluşturulan imzadır. İmza bilgisi temsil ettiğiniz kurum ve sizin hakkınızda bilgiyi sunan alandır. İmza içinde yer alan bilgiler:

• İsim ve unvan
• E-mail adresi, web sitesi, telefon numarası
• Sosyal medya bağlantılar
• Takvim bağlantısı (Ofis dışı durumlarında tercih edilir)
• Profesyonel tasarım