Şirketlerde acil eylem planlaması ve teknoloji

Amaç
Acil eylem planının amacı, şirketlerde acil ve beklenmedik durumlarda çalışanına, müşterilerine, tedarikçilerine ve üçüncü taraflara karşı yükümlülüklerini yerine getirme şartları, yöntemleri ve prosedürleri ile ilgili bilgilerin personele önceden, etkin ve yeterli biçimde verilmesidir.

Acil Eylem Komitesi
Acil ve beklenmedik durumlarda, bütün süreçlerin koordinasyonunu sağlamak ve takip etmek üzere Acil Eylem Komitesi kurulmalı. Bu komitede, şirket üst yönetimi ve bölüm temsilcileri yer almalıdır. Üyelerin yokluğu halinde mevcut en yetkili üyenin/üst düzey yöneticinin talimatlarına uyulmalı.

Acil Eylem Merkezi
Acil Eylem Merkezi olarak tespit edilecek yer önceden belirlenmiş ve çalışanların kolaylıkla ulaşılabileceği yerde bulunmalı. Acil durum halinde görev alacak kişinin acil durum ile ilgili yapacağı işlem akışları elinde olmalı. Şirketin kilit personeli ve irtibata geçilmesi gereken diğer kişilerin telefon numaraları da dahil diğer güncel bilgileri, sistem haritası, varsa boru ve elektrik hattı şemalarının Acil Eylem Merkezi’nde bulunması ve görevlilerin kullanımına açık olması gerekir.

Alternatif Şirket Merkezi
Şirketin faaliyet gösterdiği adresteki işyeri merkezinin kullanılamaz hale gelmesi durumunda, hizmet ve faaliyetlerine devam etmesini sağlayacak alternatif çalışma merkezidir. Burada da hizmete devam edilmesi mümkün olmadığı hallerde Acil Eylem Komitesi hizmet verilecek en uygun yeri saptar ve en hızlı biçimde personel, müşteri ve diğer ilgili yerlere duyurur.

Çalışan Sorumluluğu
Mevcut çalışanın örgütlenmesi ve hareket planının hazırlanmasından Acil Eylem Komitesi tarafından belirlenecek kişiler sorumludur. Karmaşanın en aza indirilmesi ve planın başarıyla uygulanabilmesi için, her bir çalışanın acil durumda üstleneceği sorumluluğu bilmesi gerekli.

Kritik Sistemler, Uygulama Verileri ve Şirket Kayıtları
Kritik sistemler ve uygulamalara ait veriler, belirlenecek yedekleme prosedürüne göre yedeklenmeli ve Alternatif Şirket Merkezi’nde güvenli ve korumalı bir ortamda saklanmalı. Gerektiği hallerde kritik sistemlerin ve uygulamaların en kısa sürede çalışır hale gelmesini sağlayacak alt yapı olmalı.
Şirket kayıtlarının tamamı, acil eylem planı çerçevesinde düzenlenecek saklama esaslarına göre muhafaza edilmeli ve elektronik kayıt yedekleri belli bir süre için saklanmalı.

Alternatif İletişim Kanalları
Müşteriler ile mevcut işlerliliği ve sürekliliği sağlamak için acil durum meydana geldiğinde Acil Eylem Komitesi şirketin telefon, faks ve elektronik iletişim kanallarının işlerliğini inceler ve hangi iletişim kanallarının açık, hangilerinin kapalı olduğunu tespit eder. Acil Eylem Komitesinin belirlediği üye, açık olan iletişim kanallarını ve cep telefonlarını kullanarak müşterilerin şirkete hangi kanallarla ulaşabileceklerini bildirmelidir.

Alternatif Şirket Merkezi’nde, şirketin kullanımı için tahsis edilen iletişim araçları ile iletişim sağlanacaktır. Kurum çalışanlarıyla alternatif iletişim kanallarının işlerliği ve sürekliliğinin sağlanması, Acil Eylem Planı’nın içeriği ve ekip üyelerinin rol ve sorumlulukları çalışanların tümüyle paylaşılmıştır. Olağanüstü durum hallerinde Acil Eylem Planı’nı uygulayacak yeterli sayıda ve bilgide çalışanın bulunacağı ve planı hayata geçirebileceği varsayılmaktadır.

İnsan Kaynaklarının Rolü
Acil durum halinde, insan kaynakları bölümündeki sorumlu üye, oluşan durum ile ilgili olarak şirket çalışanlarının mesai saati içinde ve dışında oluşuna göre iletişim sağlar.

İK için Check-List
– Çalışanlarınıza ait iletişim ve adres bilgilerini güncelleyin.
– Acil durumlarda ulaşılacak çalışan yakınlarının kimler olduğunu belirleyin. Bu kişilerin iletişim bilgilerini kayıt altına alın.
– Mümkünse ikametgah adreslerini elektronik haritada işaretleyin.
– Acil Eylem Komitesi’nde belirlenen sorumlu kişilerin iletişim bilgilerini çalışanlarınız ile paylaşın.
– Şirket araç ve servislerinin bulunduğu konumları takip etmek için araç takip sistemleri kullanın. Acil durumlarda gerektiğinde çalışanlarınızın ikametgah adreslerine ulaşmanız için elektronik harita ile takibini yapın.

Gün ola hayrola deyip geçmeyip, bugünden olacaklara karşı hazırlıklı olmak dileklerimle,
sağlık içinde mutlu günler diliyorum.